Wyzwanie

Około ośmiu milionów ubezpieczonych osób korzysta z usług BARMER, jednej z największych niemieckich kas chorych. Korzystają oni z kompleksowych usług, opieki medycznej na najwyższym poziomie oraz doskonałej obsługi online. Dzięki tej ofercie BARMER aktywnie przyczynia się do tworzenia zorientowanego na człowieka i zrównoważonego systemu opieki zdrowotnej, koncentrując się na trzech kluczowych obszarach: zrównoważonym rozwoju, przejrzystości i odpowiedzialności cyfrowej. W obszarze odpowiedzialności cyfrowej BARMER stoi w obliczu rosnących oczekiwań i coraz większej złożoności, szczególnie w odniesieniu do zarządzania szybko rosnącą ilością dokumentów.

Starszy system nie radzi sobie z rosnącą liczbą dokumentów

Przy około 1,1 miliarda dokumentów aplikacje BARMER nie były już w stanie działać z wymaganą wydajnością na starszym systemie. Nie była to wyłącznie kwestia techniczna: liczba dokumentów znacznie wzrosła, a oczekiwania wobec takiego systemu w środowisku cyfrowym uległy zasadniczej zmianie. Liczby podkreślają skalę problemu: w 2010 roku BARMER miał około 130 milionów dokumentów do zarządzania i archiwizacji. Od tego czasu, częściowo w wyniku fuzji w ramach organizacji, liczba ta wzrastała o dziesiątki milionów każdego roku. Ponadto trwający proces cyfryzacji generuje nowe typy dokumentów i plików, takie jak załączniki lub podpisy cyfrowe, które muszą być starannie archiwizowane i udostępniane dla operacyjnych procesów roboczych.

Ponadto dynamika cyfryzacji w wymiarze ilościowym została wzmocniona przez jej wymiar jakościowy: klienci ubezpieczycieli coraz częściej oczekują dostępu online do szerokiej gamy usług. Aby sprostać tym wymaganiom i obsłużyć rosnącą liczbę dokumentów, konieczna była modernizacja platformy. Co więcej, obsługa dotychczasowego rozwiązania stanowiła wyzwanie: „Ze względu na ogromne ilości danych aktualizacje powodowały przerwy w działaniu trwające dłużej niż byśmy tego chcieli. Dla firmy oferującej ubezpieczenia zdrowotne jest to nie do przyjęcia, ponieważ dokumenty mają kluczowe znaczenie dla jej działalności” – mówi Roland Bruns, dyrektor ds. informatyki w BARMER.

Ostatecznie organizacja wykorzystała tę zmianę jako okazję do zrobienia znaczącego kroku naprzód. Jej celem było odejście nie tylko od starego systemu, ale także od dotychczasowego operatora centrum danych, z którego fundusz korzystał wspólnie z innymi ubezpieczycielami. Zmiany te stawiały wysokie wymagania przed procesem migracji i działaniem nowego rozwiązania, które musiało działać w tle jednocześnie.

Rozwiązanie – Hyland Nuxeo jako nowa platforma

Firma BARMER wybrała rozwiązanie Hyland Nuxeo, wysoce skalowalną platformę usług związanych z treścią, zaprojektowaną z myślą o chmurze. Z platformą zintegrowano liczne procesy oraz 18 systemów informatycznych organizacji. W ścisłej współpracy z odpowiednimi zespołami w firmie BARMER partner Hyland, firma Prime Force, pomyślnie zrealizowała projekt, umożliwiając codzienny dostęp do ponad 2,5 miliona dokumentów z poziomu aplikacji i archiwum.

„Teraz możemy naprawdę mówić o systemie o wysokiej wydajności i bardzo dużej dostępności. Długie przestoje należą już do przeszłości. Naszym zdaniem przejście na platformę Nuxeo i ścisła współpraca z naszym partnerem wdrożeniowym i operacyjnym, firmą Prime Force, były słuszną decyzją” – mówi Matthias Bendorf, kierownik projektu w BARMER.

Jasno określone wymagania gwarantują sukces projektu

Transformacja ta przyniosła tak dobre wyniki, ponieważ firma BARMER precyzyjnie określiła profil wymagań w swoim zaproszeniu do składania ofert. Pozwoliło to uniknąć nieporozumień i umożliwiło natychmiastowe rozpoczęcie projektu.

Dla firmy użytkownika ważne było również to, że Hyland Nuxeo jest rozwiązaniem typu open source, oferującym rozbudowany rynek aplikacji dodatkowych i czerpiącym z bardzo aktywnej społeczności wspierających grup użytkowników. Na decyzję na korzyść firmy Hyland wpłynął również przejrzysty model cenowy, oparty na instancjach serwerów, a nie na liczbie użytkowników.

Po wygraniu przetargu partnerzy projektu – BARMER, Prime Force i Hyland – ściśle współpracowali, aby rozpocząć realizację projektu.

Faza testowa przebiegła sprawnie i zakończyła się sukcesem, więc zdecydowano się zająć całym zasobem danych. Wynik: w ciągu 42 dni przeniesiono 1,1 miliarda dokumentów i prawie trzy miliardy rekordów danych, zapewniając wysokowydajne rozwiązanie, z którym połączone są przepływy pracy i inne systemy oprogramowania. Cały dostęp do dokumentów odbywa się za pośrednictwem platformy. Rozmiar dokumentów waha się od około 50 kilobajtów do kilkuset megabajtów, co nie stanowiło dodatkowego wyzwania.

„Głównym wyzwaniem podczas migracji było odczytanie danych ze starego systemu. Sam system Nuxeo nigdy nie działał zbyt wolno” – relacjonuje Holger Strack, główny konsultant w firmie Prime Force.

Z technicznego punktu widzenia podstawowa koncepcja sukcesu wyglądała następująco: integracja z systemem sprzętowym typu WORM, takim jak Centera lub ECS (z wykorzystaniem protokołu CAS), zapewnia długoterminową archiwizację, której treści nie można zmienić. Ma to zasadnicze znaczenie dla zapewnienia zgodności z przepisami i przechowywania danych odpornego na audyty, co jest kluczowe dla firmy oferującej ubezpieczenia zdrowotne. Systemy usług treściowych zyskują dzięki zwiększonemu bezpieczeństwu danych, ich integralności oraz zgodności z wymogami regulacyjnymi. W przypadku firmy BARMER korzystne było to, że długoterminowo archiwizowane dokumenty i dane z różnych systemów specjalistycznych w ECS (WORM) pozostawały niezmienione w tej samej lokalizacji przechowywania i nadal były dostępne jako dokumenty w Nuxeo. Fizyczne przenoszenie dokumentów byłoby nieekonomiczne i znacznie bardziej czasochłonne. W tym celu firma Prime Force opracowała rozszerzenie pamięci masowej systemu WORM (wtyczkę) dla Nuxeo. Podczas procesu migracji pliki (około 300 TB) pozostały w systemie WORM, a do Nuxeo przeniesiono jedynie powiązane metadane.

Zarządzanie dokumentami przychodzącymi i wychodzącymi, kilka systemów SAP oraz szereg innych systemów specjalistycznych jest połączonych z platformą Nuxeo. Firma Prime Force obsługuje i utrzymuje to rozwiązanie w ramach usługi zarządzanej. „Pod względem technicznym migracja ta wiązała się ze szczególnymi wyzwaniami, a tempo zmian w dokumentach i plikach znacznie odbiega od standardu. To jasno pokazuje, że projekt zakończył się sukcesem, zwłaszcza dzięki ścisłej współpracy między firmami Hyland i BARMER. To partnerstwo, które sprawdza się pod każdym względem” – mówi Thomas Pesendorfer, dyrektor ds. technicznych w Prime Force.

Różnica tkwi w elastyczności i skalowalności

Nuxeo opiera się na natywnej dla chmury architekturze typu low-code, która umożliwia szybkie tworzenie nowych aplikacji oraz modernizację istniejących procesów. Jego modułowa struktura, zaprojektowana z myślą o chmurze, pozwala na elastyczne i niezależne skalowanie, dzięki czemu platforma jest w stanie obsłużyć nawet bardzo duże obciążenia w czasie rzeczywistym. Zintegrowane funkcje przepływu pracy i automatyzacji pomagają firmom usprawnić procesy i utrzymać konkurencyjność.

Doskonałe partnerstwo gwarantujące sukces projektów

Hyland i Prime Force łączy wieloletnia współpraca oparta na pomyślnej realizacji licznych projektów z zakresu usług związanych z treścią. W przypadku BARMER role obu firm doskonale się uzupełniają. Hyland dostarcza elastyczną i wydajną platformę Nuxeo, a Prime Force zajmuje się integracją, migracją i bieżącą obsługą w ramach usługi zarządzanej. Ścisła koordynacja między wszystkimi stronami zapewniła płynny proces wdrożenia. Pokazuje to, jak połączenie technologii i wiedzy projektowej w ramach ścisłej współpracy może prowadzić do trwałych rezultatów.